„Wir kommunizieren schon so oft, aber offensichtlich kommunizieren wir noch nicht genug!“ – Das war die Einschätzung einer Unternehmerin, auf der Suche nach Widerständen bei Veränderungen in der Organisation. In diesem Beitrag möchte ich Impulse geben, welche weiteren Faktoren Einfluss auf Ihre Change Absichten haben, wie sie die aktuelle Situation bewerten und das Risiko von Widerständen verringern können.
Selbst wenn die Art der Kommunikation angemessen ist, können Veränderungsprojekte scheitern. Uneinigkeit über Ziele, Vision und Strategie des Unternehmens. Andere Aufgaben und Probleme, die von den Betroffenen als dringender wahrgenommen werden. Zu wenig Zeit, sich mit der Umsetzung zu beschäftigen. Falsche Anreize oder Steuerungssysteme. All das sind mögliche Ursachen für auftretende Widerstände im Projekt und schränken die Auswahl geeigneter Umsetzungsmethoden stark ein.
Ob Ihre Organisation und Ihr Team bereit sind, anstehende Veränderungen erfolgreich umzusetzen, hängt von vielen Faktoren ab. Sind Ihre Organisation und die, mit ihr verbundenen Mitglieder (noch) nicht bereit für die anstehenden Veränderungen, so sind Hindernisse bei der Umsetzung fast schon vorprogrammiert. Um festzustellen, ob Ihre Organisation einer bevorstehenden Veränderung gewachsen ist, sollten Sie einen Blick auf folgende Kriterien werfen:
- Bewusstsein und gemeinsames Verständnis für die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Veränderung
- Change Kultur Ihres Unternehmens und Ergebnisse vorangegangener Projekte
- Fähigkeiten und Mitwirkungsmöglichkeiten der Betroffenen
- Kommunikation
- Kontext der Veränderung zur Unternehmensstrategie
- Organisationsstruktur, Prozesse und Infrastruktur
- Organisation des zugrundeliegenden Projektes
- Vorhandene Unterstützung für die Mitarbeitenden und das Projekt
Ein Change Readiness Assessment kann helfen, an den richtigen Schrauben zu drehen
Das Change Readiness Assessment bietet einen systematischen Ansatz, um die Bereitschaft anhand der aufgezeigten Faktoren messbar zu machen. Dieser Ansatz erlaubt es Ihnen, die für Ihre Organisation relevanten Stärken und Schwächen zu identifizieren und mögliche Ursachen für aufkommende Widerstände frühzeitig zu beseitigen. Eine Möglichkeit, diese Beurteilung vorzunehmen ist eine Selbsteinschätzung. Diese kann von einer Person oder einer Personengruppe durchgeführt werden. Bedenken Sie dabei, dass es zu kognitiven Verzerrungen kommen kann, wenn sie die Gruppe der Teilnehmer zu sehr einschränken. Lassen sie zum Beispiel nur das Top Management an der Einschätzung teilnehmen, so erhalten Sie ein Ergebnis, das lediglich auf dem Wissen und den Erwartungen Ihres Führungsteams basiert. Führen Sie dieselbe Befragung an anderer Stelle, zum Beispiel bei Mitarbeitenden in Ihrer Fertigung oder dem Service durch, kommen Sie möglicherweise zu anderen Ergebnissen. Die Wahrnehmung der Situation und die verfügbaren Informationen können in den einzelnen Personengruppen sehr unterschiedlich sein.
Eine Alternative ist eine breiter angelegte Befragung. Bei einer ausreichend großen Gruppe lassen sich individuelle Einflüsse statistisch eliminieren. Mithilfe von Standardabweichungen lassen sich gruppenbezogene Unterschiede in der Wahrnehmung deutlich machen. Das erlaubt Ihnen eine Einschätzung über die Zuverlässigkeit errechneter Mittelwerte. Dieses Vorgehen setzt voraus, dass ausreichend große Gruppen für eine Befragung zur Verfügung stehen. Die Befragung und Auswertung sind hierbei aufwendiger als bei einer Selbsteinschätzung.
Eine dritte Möglichkeit ist ein Assessment durch unbeteiligte Dritte ähnlich eines Audits. Diese Form der Erhebung bietet den Vorteil, dass sie unternehmensinterne Faktoren wie interne Machtkämpfe eliminieren. Bei der späteren Durchführung des zugrundeliegenden Projektes sollten Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf diese Einschätzung verlassen, denn die Widerstände, denen Sie begegnen werden, basieren häufig auf den subjektiven Erfahrungen und der individuellen Haltung Ihrer Mitarbeitenden.
Machen Sie Veränderungen sichtbar
Das Vorgehen bei der Erhebung muss Ihrer Organisation angemessen sein. Welche Form der Erhebung sinnvoll ist, hängt unter anderem von der Größe des Personenkreises ab, der von dem Projekt betroffen sein wird. Natürlich spielen auch Zeit und Budget eine Rolle. Das von mir erarbeitete Tool zur Durchführung eines Change Readiness Assessment erlaubt alle der oben genannten Erhebungsformen. Eine Kombination der genannten Vorgehensweisen ist ebenso möglich wie eine Anpassung der Bewertungskriterien. Das erlaubt ein großes Maß an Flexibilität – auch dann, wenn im Zuge der Auswertung festgestellt wird, dass die Erhebungsmethode noch erweitert werden sollte.
Neben einer reinen Bewertung der einzelnen Kriterien empfehle ich, offen formulierte Anregungen ebenso festzuhalten, um diese mit dem Projektteam zu diskutieren. Ich habe schon so manche Aha!-Momente erleben dürfen, in denen diese Impulse zu neuen Ideen geführt haben.
Beispiel für ein Change Readiness Assessment Dashboard
Visualisieren Sie anschließend die wesentlichen Ergebnisse und Erkenntnisse. Beispielsweise in Form eines einheitlichen Dashboards. Das hat einerseits den Vorteil, dass die Beteiligten auf einen Blick wichtige Informationen erhalten und eine einheitliche Diskussionsgrundlage vorhanden ist.
Darüber hinaus können Sie im Laufe des Projektes eine neue Befragung durchführen und durch einfache Vergleiche feststellen, ob getroffene Maßnahmen einen Effekt zur Steigerung der Veränderungsbereitschaft haben.
Der richtige Zeitpunkt für das Change Readiness Assessment
Das hier vorgestellte Vorgehen setzt voraus, dass es bereits einen zu erreichenden Zielzustand gibt. Sie sollten möglichst früh damit beginnen, diesen Zielzustand zu kommunizieren. Auch eine Unternehmensstrategie sollte schon existieren. Ob diese ausreichend klar formuliert und kommuniziert ist, wird sich während des Assessments zeigen. Ebenso liefert das Assessment Indikatoren dafür, ob das anstehende Projekt und das Ausmaß an Veränderung Ihrer Organisation angemessen sind. Daher empfehle ich, so früh wie möglich ein erstes Assessment durchzuführen. Bei einer geringen ermittelten Bereitschaft zur anstehenden Veränderung, haben Sie so im Zweifelsfall noch die Möglichkeit, die Projektparameter anzupassen oder notwendige Veränderungen in kleineren Schritten herbeizuführen. Im Anschluss an solche Anpassungen sowie im Laufe des Projektes kann das Assessment dann wiederholt werden, um zu prüfen, ob die getroffenen Maßnahmen Wirkung zeigen.
Bildnachweis:
Tuomas Kujansuu / stock.adobe.com
Eigene Darstellung
